Servicio de Gestión Documental

Oportunidad de Negocio

Las áreas de Recursos Humanos de nuestro cliente requerían el servicio de Administración Documental, tanto físico como digital, que permitiera dar cumplimiento a las directrices corporativas y, a la vez, resguardar la documentación relacionada a su área, la que debe estar vigente y disponible según sus necesidades de operación.

Solución

El Servicio considera las siguientes responsabilidades

  • Administración de documentos:

    Esto incluye recepción de documentos; revisión de formato y clasificación de acuerdo a check list; aviso del estado de recepción de los documentos; digitalización; publicación en Documentum; clasificación física y almacenamiento en bodegas de RRHH; inventario de documentos físicos (a pedido); eliminación de documentos obsoletos o caducados y control de ingreso a bodega de RRHH.

  • Actividades de Soporte Funcional (LINC3):

    Esto abarca el análisis de requerimientos de creación, modificación y eliminación de carpetas y usuarios de RRHH en Documentum, incluyendo la creación, modificación y eliminación de grupos de usuarios y permisos de acceso; levantar solicitudes de servicios con su proveedor de tecnología; levantar solicitudes de mejoramientos de la plataforma Documentum; actualización mensual de usuarios de RRHH en bodegas físicas, en base a Master Data de RRHH; actualización mensual de usuarios responsables de documentos de RRHH en Documentum, en base a Master Data de RRHH.

Resultado

  • Contar con la documentación, legalmente necesaria, en un único lugar de forma ordenada y controlada.
  • Disminuir los tiempos de búsqueda de documentación para el cliente.